EL SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN
Y EL DESGLOSE REAL DE SU COSTO DE INVERSIÓN
La decisión de invertir en un sistema WMS no es tarea fácil. Con una oferta de más de 1500 proveedores de software diferentes, las empresas tienen dificultades para encontrar la mejor opción que también ofrezca una excelente relación calidad-precio.
Teniendo en cuenta lo anterior, los gerentes de operaciones se enfrentarán a la necesidad de sustentar un verdadero requerimiento comercial, que incluya beneficios financieros tanto tangibles como intangibles, para justificar la inversión y la necesidad operativa de un sistema WMS.
SOFTWARE
Hardware
Modificaciones
al sistema
Implementación
Soporte y costos de
funcionamiento
ADQUIRIR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACÉN ES
TANTO UNA INVERSIÓN ECONÓMICA COMO UNA RECOMPENSA FINANCIERA
En términos generales el costo de un WMS se puede dividir en los 5 elementos clave anteriormente mencionados, independientemente del proveedor contratado.
El costo del software se refiere a la adquisición del paquete del sistema lógico y las licencias de usuario final (si aplica). El hardware es el equipo necesario para ejecutar la operación y sus costos varían considerablemente en función no solo del proveedor sino de los requerimientos operativos de la empresa. Si bien cada negocio es único, las inversiones en hardware típicamente incluyen terminales de RF o teléfonos celulares, impresoras, computadoras, servidores y más.
Las modificaciones del sistema pueden involucrar tanto la programación de la interfaz de comunicación entre el sistema host (ERP) y el WMS como algunos cambios operativos / adaptaciones en las funcionalidades para satisfacer las necesidades específicas del cliente.
El costo de implementación refleja el tiempo de las horas de ingeniería y los esfuerzos para capacitar al personal / operadores, el soporte en el sitio, la resolución de problemas y la depuración durante y después de Go Live, entre otros.
Finalmente, todos los WMS tienen soporte y costos de funcionamiento asociados con su operación diaria; esto es cierto para las soluciones basadas en servidores en el sitio y también en la nube).
- Proceso de contratación y compra
- Costo de implementación del Software en el lado del cliente (Departamento TI, consultor(es), otros…)
- Gerencia del proyecto
- Entrenamiento y capacitación (gestión del cambio)
- Contingencia (retrasos, fuerza mayor, etc.)
- Integración con sistemas relevantes
- Solución sin papel
- Procesos estandarizados
- Cumplimiento con la industria
- Picking de productos eficiente y optimizado
- Aumento de la velocidad de preparación de la orden
- Trazabilidad de principio a fin
- Reducción significativa de la posibilidad del error humano
- Seguimiento de la actividad en tiempo real
- Toma de decisiones basadas en reportes y estadísticas
- Más
¿CÓMO JUSTIFICAR TAN IMPORTANTE ADQUISICIÓN?
BENEFICIOS TANGIBLES E INTANGIBLES
La decisión de adquirir un WMS debe ser el resultado de una iniciativa corporativa que logre la “aceptación” de toda la empresa. En ese sentido, el gerente de operaciones debe contar con el apoyo de diversos departamentos como Finanzas, TI y RR.HH., y el respaldo de la gerencia, entre otros.
Los objetivos más comunes que las empresas pretenden alcanzar mediante la adquisición de un WMS son:
- Ahorro en el costo operativo
- Disminución de costos laborales
- Utilización mejorada de los espacios del almacén
- Visibilidad de inventario en tiempo real
- Exactitud del inventario
- Otros…
En cuanto a los beneficios tangibles, los estándares de la industria [fuente] explican que la preparación de pedidos generalmente representa el 55% de los costos operativos del almacén y esta actividad a su vez, puede ser desglosada de la siguiente manera:
- Desplazamiento (55%).
- Búsqueda (15%).
- Toma de unidades (10%).
- Papeleo y otras actividades (20%).
En un escenario conservador, la implementación de un WMS tiene el potencial de reducir el costo de picking entre un 5% y un 10% al utilizar rutas de picking optimizadas que minimicen el tiempo de desplazamiento y eliminen otros procesos manuales.
Jeff Rich
En cuanto a la rama de lo intangible, los beneficios de un WMS son basados en estimaciones, y sus resultados se verán después de que el sistema se haya implementado exitosamente y sus frutos comiencen a materializarse.
Cuando una empresa opta por no invertir en un WMS decide deliberadamente limitar, a lo interno las oportunidades de mejora de la operación y a lo externo, trabajar con mejores niveles de servicio y satisfacción del cliente. Esto implica a mediano o largo plazo, que la competencia que SI decida invertir, pueda posicionarse mejor y obtener una ventaja competitiva a través de la tecnología.
Invertir en un WMS conlleva muchos beneficios intangibles. Disponer de este recurso no solo aumenta las probabilidades de crecimiento comercial (crecimiento orgánico + fusión / adquisición) sino que aumenta la confianza de sus socios comerciales, proveedores y clientes, quienes encontrarán en usted una operación libre de errores y posiblemente más eficaz que la de su competencia. Además, contar con procesos estandarizados y cumplir con los requerimientos de la industria, coloca a su empresa como referente local, y lo posiciona al mismo nivel que las compañías líderes de clase mundial.
La puesta en marcha de un WMS es una tarea compleja y se recomienda como buena práctica, efectuarla de la mano de un implementador con experiencia, que comprenda su operación y los riesgos asociados al proyecto.
Particularmente el año 2020 mostró que la gestión de riesgos y la planificación anticipada pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Los incendios forestales, los huracanes y el Covid-19 interrumpieron la cadena de suministro y afectaron a la mayoría de las empresas. Estas fuerzas externas pusieron en evidencia la imperativa necesidad que tienen hoy las empresas de montarse en un nivel tecnológicamente superior, siendo en muchas ocasiones el WMS uno de los primeros pasos para depender menos de las personas (poco confiables en estos momentos) y trabajar con base a procesos estandarizados, transparentes y compatibles con el trabajo remoto.
esa es la pregunta”